服務項目
- 中國委託公證人服務China Appointed Attesting Officer’s Work
- 跨境商業交易Cross Border Commercial Transactions
- 公司法Company Law
- 商業法Commercial Law
延伸支援
- 法定聲明起草、措辭斟酌與見證安排。
- 文件核證副本與譯本核證，供受託人或內地部門使用。
- 業務註銷、結業與僱傭關係終止的文件整理。
- 跨境文件時序規劃，配合個人移居與強積金申索安排。
中國委託公證人制度詳解
這是香港與內地之間最常用、亦最容易被誤解的一項法律安排。以下把資格、用途與效力寫清楚。
為何需要委託公證人
由於內地與香港法律制度不同、兩地文件格式要求亦有差異，在香港發生的法律行為、有法律意義的事實及文書，須經中國司法部委任的中國委託公證人證明及核證，才可在內地有效合法使用。這項安排的作用，相當於在內地公證處辦理公證。
委任資格：香港律師 + 執業十年以上 + 司法部考核
根據《中國委託公證人（香港）管理辦法》，中國委託公證人必須具備香港認可律師資格及執業十年以上，並須參加由司法部組織的業務培訓，經考試、考核合格後方獲委任。換言之，這不是香港本地的公證資格，而是由中華人民共和國司法部委任的專門資格。
公文往來的官方做法
按照相關函件所訂做法：由中國內地送往香港特區的公文，須由外交部領事司負責辦理確認手續；由香港特區送往中國內地的公文，須由委託公證人出具，並由中國法律服務（香港）有限公司確認、轉遞。香港司法機構其後亦以公告形式表明對現行做法的認可。
| 文件用於 | 應由誰辦理 | 後續程序 |
|---|---|---|
| 中國內地 | 中國委託公證人（司法部委任） | 須經中國法律服務（香港）有限公司審核、登記及加蓋轉遞專用章 |
| 海外國家或地區 | 公證人 | 視目的地要求辦理相應認證程序，應先向用文單位確認 |
| 香港本地使用（例如法定聲明） | 民政事務處監誓員、太平紳士、公證人或律師 | 一般無須額外轉遞，但受託人可能要求核證副本 |
加章轉遞：整個制度中最不可省略的一步
委託公證人出具的公證文書，必須按規定程序送中國法律服務（香港）有限公司審核、加蓋轉遞專用章後，方可發至內地使用。審核的重點在於：公證文書是否符合辦證程序、是否按照規定格式出具，以及文書內容有否違反香港法律和內地法律。符合規定者予以加章轉遞，不符合者不予轉遞。
法律效力的關鍵：未經審核、加章轉遞的證明文書，不具有公證文書的證明效力和執行效力，亦應視為不具有《中華人民共和國民事訴訟法》中規定的公證文書效力。實務上，欠了這一層，內地部門很多時不會受理，等於整份文件白做。
常被忽略的三點
- 公證文件應明確記載使用目的與使用地區；用於法院訴訟與用於工商登記的公證，在文件組合與表述上存在差異。
- 涉及重大資產處置的公證，通常要求全體董事親自到香港律師樓面簽文件，需預留協調時間。
- 用文單位的具體要求應在辦理前確認，避免辦好文書後才發現格式或內容不符。
辦理流程與所需文件
常規個案一般約需五至七個工作日完成整套手續，實際時間視文件複雜程度與簽署安排而定。
- 確認用途：先向內地用文單位確認公證文書的用途與使用地區，例如工商登記、股權轉讓、訴訟或不動產處置。
- 提交文件正本：包括公司文件與簽署人身份證明。
- 核查註冊處存檔紀錄：確認公司狀況、董事及股東資料與提交文件一致。
- 起草公證文書：按規定格式撰寫，並明確記載使用目的與使用地區。
- 面簽或視像見證簽署：由簽署人在委託公證人面前完成；重大資產處置一般要求全體董事親自到場。
- 送審核加章轉遞：送中國法律服務（香港）有限公司審核、登記並加蓋轉遞專用章，之後方可發往內地使用。
| 文件 | 常見用途 |
|---|---|
| 公司註冊證書（CI） | 證明公司在香港合法成立 |
| 最新商業登記證（BR） | 證明公司現時商業登記狀況 |
| 法團成立表格（NNC1） | 證明成立時的股本與人員資料 |
| 董事名冊 | 證明現任董事身分 |
| 股東名冊 | 證明股權結構，常用於股權轉讓 |
| 董事或股東決議證明 | 證明公司內部授權，例如《公司（唯一）董事／股東決議證明》 |
| 授權委託書 | 授權指定人士在內地辦理事務 |
| 簽署人身份證明文件 | 核實簽署人身分，包括外國護照 |
2026 年新安排：簡化版公證文書電子化流轉
司法部和國家市場監督管理總局於 2026 年 2 月 10 日公布，進一步提升香港投資者公證便利化水平：在前期試點基礎上，自 2 月 1 日在 14 個省市開展香港投資者主體資格證明簡化版公證文書電子化流轉工作，涵蓋北京、天津、河北、上海、江蘇、浙江、安徽、福建、山東、湖北、廣東、重慶、四川及海南。
相關地區市場監管部門在辦理港資企業設立或者變更登記時，依法調用電子版簡化版公證文書，及時下載保存為電子檔案，原則上不再收取紙質版。中國委託公證人（香港）可向香港非自然人出具主體資格證明簡化版公證文書，即《公司（唯一）董事／股東決議證明（適用格式 3-2-6）》，並經中國法律服務（香港）有限公司審核轉遞。
實務影響：若你的港資企業設立或變更登記發生在上述 14 個省市，辦理前應先確認可否採用簡化版電子化流轉，這通常能省下紙本遞交與快遞時間。其他省市或其他用途（例如訴訟、不動產）仍須按一般程序辦理。
跨境商業交易
常見交易類型
- 股權轉讓與收購：涉及香港公司主體資格證明、董事及股東決議證明與授權委託書的公證與轉遞。
- 港資企業設立或變更登記：涉及主體資格證明文書，部分省市可採簡化版電子化流轉。
- 跨境合約與供應鏈安排：條款、管轄法律與爭議解決機制的設計。
- 跨境資產處置：涉及重大資產者，公證程序對簽署安排有更嚴格要求。
我們處理的三個關鍵環節
- 用途對應：先鎖定用文單位要求，再決定文書格式與內容，避免重做。
- 文件鏈完整：由註冊處存檔核查到決議與授權，確保每一環互相支持。
- 時序協調：把公證、轉遞、內地遞交與商業交割時間點串起來。
公司法與商業法
| 範圍 | 典型事項 | 常見連動 |
|---|---|---|
| 公司成立與架構 | 股本結構、章程、股東協議、董事職責 | 日後股權轉讓的公證要求 |
| 公司管治 | 董事會決議、會議紀錄、法定紀錄冊維護 | 決議證明的公證與轉遞 |
| 商務合約 | 買賣、代理、服務、保密與競業條款 | 跨境履行與爭議解決條款 |
| 僱傭安排 | 僱傭合約、終止安排、遣散費與長期服務金計算 | 取消對沖後的抵銷規則、僱員離港申報 |
| 業務結束 | 結業、商業登記註銷、公司撤銷註冊 | 自僱人士以提早退休為由提取強積金的佐證 |
| 爭議前準備 | 證據整理、律師函、談判與和解 | 必要時轉入訴訟程序 |
與提早提取強積金的交叉點
商業與公證服務之所以與強積金提取相關，是因為提取申索的核心正是「文件」與「聲明」。
一、法定聲明的見證安排
以永久離港、提早退休或小額結餘為理由申請提取強積金，均須提交法定聲明。聲明可在民政事務處監誓員、太平紳士、公證人或律師面前作出。政府監誓按法定收費表計算；私人執業的見證或公證服務按範圍報價，可能另計核證副本、譯本核證與快遞費用。措辭複雜或情況灰色者，由律師見證同時可取得法律意見。
二、跨境與海外文件的核證
受託人須信納你已獲准在香港以外某地方居住。移居內地者常用的文件包括港澳台居民居住證、租住房屋合約、委聘書等；移居海外者則涉及居留許可、住址證明、僱傭合同與稅務紀錄。非中英文文件一般需要譯本，部分受託人亦要求核證副本，這些都屬我們可處理的範圍。
三、自僱與業務終止的佐證
以提早退休為理由者，須年滿60歲並已永久性終止所有受僱及自僱，並作法定聲明表示無意再受僱或自僱。自僱人士宜備妥商業登記註銷、公司撤銷註冊或結業安排文件，作為已終止自僱的客觀佐證。
四、時序協調
受託人一般須於收妥所有所需文件及資料後30日內支付款項，起算點是文件齊備當日。因此業務終止、離職、退租、清稅與公證核證的日期，最好一併規劃，避免文件之間出現時間軸矛盾。
- 完整提取規則：提取MPF 專頁
- 文件取得方法：提取前需準備哪些真實文件與證件
- 移居內地與 BNO 立場：BNO 與回鄉證為何不足以作為提取依據
僱主角度：對沖取消、遣散費長服金與離港申報
取消對沖後的核心規則
- 取消強積金「對沖」安排已於 2025 年 5 月 1 日（轉制日）生效。
- 由轉制日起，僱主不可再用強積金強制性供款累算權益，抵銷僱員轉制日起服務年資所衍生的遣散費或長期服務金。
- 僱主自願性供款累算權益，以及按服務年數支付的合約酬金，仍可用於抵銷遣散費或長服金。
- 安排不具追溯力：轉制日前服務年資所衍生的遣散費或長服金，仍可按過往安排抵銷。
- 政府設有資助計劃，分擔僱主在取消對沖後的部分額外支出，僱主須按指引分段計算並申請。
僱員離港的稅務手續
僱主須就僱員離職及離港向稅務局作出申報，並可能須暫時扣存應付款項，直至取得稅務局同意釋放為止。這些通知及同意釋款書，實務上亦常被用作僱員永久離港申索的輔助證明，所以人事部與僱員雙方宜提早協調時間表。
要分清一件事：取消對沖改變的是遣散費與長服金的抵銷方式，並不改變僱員提取強積金的法定資格。僱員被裁或失業，本身仍然不是法定提取理由。
跨境文件的合規底線
公證與核證制度存在的意義，正是防止虛假文件流通。因此在這個範疇內，任何「安排文件」的想法都與制度本身衝突。
- 公證只證明真實存在的事實與文書；不能用來製造事實。
- 不簽署空白或未填妥的聲明與文件，包括由第三方代填內容的版本。
- 用途與使用地區必須如實記載，不可為方便而含糊處理。
- 所有往來紀錄與文件副本應保留存檔，日後被查詢時就是依據。
風險對照：在《強制性公積金計劃條例》下向積金局、積金易平台或受託人提供虛假或具誤導性資料，首次定罪最高可被罰款100,000港元及監禁1年，其後每次定罪最高罰款200,000港元及監禁2年；若行為構成欺詐、串謀詐騙、偽造或使用虛假文書，最高刑罰可達監禁14年。廉署亦曾就中介協助偽造永久定居證明文件而落案起訴。詳見虛假陳述風險說明的罰則對照。
常見問題
中國委託公證人
甚麼是中國委託公證人？
由中華人民共和國司法部委任的香港律師，專責就發生在香港的法律行為、有法律意義的事實及文書出具公證文書供內地使用。根據《中國委託公證人（香港）管理辦法》，須具備香港認可律師資格及執業十年以上，並經司法部組織的業務培訓、考試及考核合格後委任。
為何香港文件在內地使用要經委託公證人？
因為兩地法律制度與文件格式要求不同。經委託公證人證明及核證後，文件才可在內地有效合法使用，作用相當於在內地公證處辦理公證。
甚麼是加章轉遞？可以省略嗎？
不可以。公證文書必須送中國法律服務（香港）有限公司審核、加蓋轉遞專用章後，方可發往內地使用；未經此程序的證明文書不具公證文書的證明效力和執行效力。
審核時會看甚麼？
重點審核是否符合辦證程序、是否按規定格式出具，以及內容有否違反香港法律和內地法律。符合者予以轉遞，不符合者不予轉遞。
辦理需時多久？
常規個案一般約五至七個工作日完成整套手續，實際視文件複雜程度、註冊處核查與簽署安排而定。
一定要親自到律師樓嗎？
視文件性質。可安排面簽或視像見證；涉及重大資產處置者，通常要求全體董事親自到香港律師樓面簽。
一份公證文書可否多處通用？
不建議。文書應明確記載使用目的與使用地區；用於訴訟與用於工商登記的文書在組合與表述上有差異，宜先與用文單位確認。
簡化版公證文書電子化流轉適用哪些地方？
司法部與國家市場監督管理總局於2026年2月10日公布，自2月1日在北京、天津、河北、上海、江蘇、浙江、安徽、福建、山東、湖北、廣東、重慶、四川及海南共14個省市開展；辦理港資企業設立或變更登記時可調用電子版，原則上不再收取紙質版。
常見要公證的公司文件有哪些？
公司註冊證書、最新商業登記證、法團成立表格、董事名冊、股東名冊、董事或股東決議證明、授權委託書及簽署人身份證明文件。
文件送海外使用，做法一樣嗎？
不一樣。送內地須經委託公證人並加章轉遞；送海外一般由公證人辦理，並視目的地要求辦理相應認證，宜先向用文單位確認。
與強積金提取相關
公證服務與提取強積金有甚麼關係？
提取申索的核心是文件與聲明。法定聲明需要見證；海外或內地的居留與住址文件常需譯本或核證副本；自僱人士則需要業務終止的文件佐證。
法定聲明可以在哪裡作出？
民政事務處監誓員、太平紳士、公證人或律師面前均可。政府監誓按法定收費表計算；私人執業服務按範圍報價。
宣誓費用怎樣比較？
比較報價時應要求列明是否已包含核證副本與譯本核證，以及是否另計快遞費，避免事後追加。
移居內地要準備甚麼文件？
單憑回鄉證不足。實務上會用港澳台居民居住證、租住房屋合約、委聘書，並可加入勞動合同、社保紀錄與子女入學證明。
非中英文文件要譯本嗎？
一般需要，必要時要核證。建議連同譯本一併提交，避免因語言問題被要求補件。
自僱人士以提早退休為由提取，要甚麼佐證？
須年滿60歲並已永久終止所有受僱及自僱，並作法定聲明；宜備妥商業登記註銷、公司撤銷註冊或結業安排文件。
受託人幾時付款？
一般須於收妥所有所需文件及資料後30日內支付；起算點是文件齊備當日，補件會令期限重新起算。
提取強積金要交稅嗎？
符合法例情況下提取強制性供款累積的權益，一般不會被視為應課薪俸稅收入；僱主自願性供款部分可能不同，宜向稅務局或稅務顧問確認。
僱主與公司事務
取消強積金對沖何時生效？
2025年5月1日為轉制日。由該日起，僱主不可再用強制性供款累算權益抵銷僱員轉制日起服務年資的遣散費或長服金；自願性供款累算權益仍可抵銷，安排不具追溯力。
政府有資助嗎？
政府設有資助計劃，分擔僱主在取消對沖後的部分額外支出；僱主須按指引分段計算並申請。
僱員離港，僱主要做甚麼？
須就僱員離職及離港向稅務局作出申報，並可能須暫時扣存應付款項，直至取得稅務局同意釋放。相關文件亦常用作僱員永久離港申索的輔助證明。
僱員被裁，可否即時提取強積金？
不可以。失業本身不是法定提取理由，除非同時符合小額結餘條件，或已年滿60歲並永久終止受僱及自僱。
結業時要處理哪些文件？
包括僱傭關係終止文件、遣散費或長服金計算、商業登記註銷或公司撤銷註冊，以及強積金供款的結算安排。
以虛假商業文件支持強積金申索，後果如何？
風險極高。《強積金條例》下提供虛假或具誤導性資料首次定罪最高罰款100,000港元及監禁1年；構成欺詐或偽造文書則最高可判監14年。
查詢商業法律服務
跨境文件、公司事務與強積金提取的時序，可以一併規劃。